Gastos sin Comprobantes de Pago

Pregunta:
Nuestra empresa realiza gastos y muchos de ellos no tienen sustentos; ¿podemos registrar esos gastos?, y de ser contabilizados ¿deberíamos utilizar una cuenta específica para dichos gastos?

Respuesta:
En principio, la información contable sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, en ese sentido es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal.

En función a ello, para efectos contables los gastos sin sustento se contabilizarían de acuerdo a la naturaleza de la operación utilizando las cuentas respectivas del Plan Contable Resolución CONASEV Nº 006-84-EFC/94.10 (03.03.84) por ejemplo: se desembolsó una cantidad "x" por la prestación de un servicio (Fabricación de un mueble) pero no entregan comprobante, entonces, independientemente a la parte formal (documento) se tendría que registrar la operación cargando a la cuenta 63 Servicios prestados a terceros con abono a la cuenta 42 Proveedores o 46 cuentas por pagar diversas, no existiendo una cuenta específica para los gastos sin sustento.

Gastos

Pregunta:
¿Cuáles son los desembolsos considerados como gastos de representación y gastos de personal. Cómo deberá registrar los gastos realizados por el aniversario de la empresa?

Respuesta:
Las retribuciones que la empresa proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios se considera como un beneficio de los trabajadores, considerándose dentro de ellos además de los sueldos y salarios, los beneficios no monetarios a los trabajadores en actividad, tales como entrega de bienes a título gratuito, o parcialmente subvencionados en consecuencia, los desembolsos de esta naturaleza deberán ser considerados como gastos del personal cuenta 62.

Los gastos de representación que están relacionados con los clientes deben ser registrados en la cuenta 63 servicios prestados por terceros utilizando para tal efecto la subdivisionaria 637 denominada "Publicidad, publicaciones, relaciones públicas" la misma que comprende desembolsos por concepto de regalos a los clientes, gastos de hoteles y restaurantes, gastos de representación y otros.

Los gastos realizados por el aniversario de la empresa, se entiende que se trata de gastos de agasajos al personal por dicha celebración. Dado que estos están destinados al personal también serán registrados en la cuenta 62 Cargas el personal, tal como señalamos en el primer párrafo, siendo posible que se aperture una subdivisonaria que identifique que se trata de gastos de agasajos al personal.

Cabe resaltar la importancias de los desembolsos realizados, éstos deberán ser contabilizados de acuerdo a la naturaleza y destino de los mismos, teniendo en cuenta para tal efecto la dinámica de cada una de las cuentas relacionadas con los gastos.

Finalmente le indicamos lo que se define como gastos de representación de acuerdo al inciso m) del art. 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta: "Se consideran gastos de representación propios del giro del negocio: Los gastos efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de sus oficinas, locales o establecimientos. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes".

Desmedro

Enunciado:
Como se deberá efectuar el asiento contable para considerar una mercadería dañada y cuales serán las contingencias tributarias que se generan al respecto.

Solución:
Bajo la premisa que se trata de mercadería, es decir bienes que se adquieren para ser comercializados, le referimos lo siguiente:
A nivel contable, debe observarse lo dispuesto en el párrafo 28 de la NIC 2 Existencias (Modificada en 2003), la cual señala que, el costo de las existencias puede no ser recuperable si éstas se han dañado, si han devenido parcial o totalmente obsoletas, o bien si sus precios de mercado han caído; lo que conlleva a castigarlos a su Valor Neto Realizable. En función a ello, dado que se trata de existencias que se comercializan, se tendrá que reconocer un gasto, cargando a la cuenta 68 Provisiones del Ejercicio (685 Desvalorización de existencias) con abono a la cuenta 29 Provisión para Desvalorización de Existencias (291 Mercaderías) por el importe en cuestión.

En el momento, que la empresa proceda a destruir físicamente los bienes, debe registrarse la desaparición de los mismos, cargando a la cuenta 29 con abono a la cuenta 20 Mercaderías.

Para efectos tributarios, ésta provisión será aceptable para la determinación de la Renta Neta Imponible en la oportunidad que se cumpla con lo dispuesto en el literal f) del artículo 37º del TUO de la LIR y su reglamento, literal c) del artículo 21º; es decir en el ejercicio en que se efectué su destrucción ante Notario Publico y se haya comunicado a SUNAT, con una anticipación de 6 días hábiles anteriores a la destrucción.

Retenciones y Percepciones

Pregunta:
¿Cómo se deberá registrar las retenciones y percepciones efectuadas?

Solución:
El Régimen de Percepciones, es un procedimiento implantado por SUNAT, que busca reducir los niveles de incumplimiento tributario, incrementando la recaudación y combatiendo la evasión. Consiste en el cobro adelantado del IGV que será efectuado por los Agentes de Percepción a sus clientes, por aquellas operaciones gravadas con este impuesto.

Para efectos contables, los Agentes de Percepción llevarán como cuenta de control la cuenta 40 Tributos por pagar en la divisionaria 4011.7 Percepciones por pagar (naturaleza acreedora).

Los sujetos que paguen la Percepción, controlaran en la divisionaria 4011.8 Percepciones por aplicar (naturaleza deudora) el crédito por aplicar a que tienen derecho.

En el caso de las Retenciones también tendrán que llevar en una cuenta de control (40 Tributos por pagar en la divisionaria 4011.5 Retenciones por pagar y 4011.6 IGV- Retenido) las retenciones efectuadas por parte del agente de retención y los proveedores, respectivamente.

Venta de Activos Depreciados

Pregunta:
Nuestra empresa desea vender un vehículo totalmente depreciado, ¿deberíamos valorizar el bien de acuerdo al valor de mercado o a través de una tasación?

Respuesta:
El numeral 3 del artículo 32º de la Ley del Impuesto a la Renta -LIR refiere que la valorización de los bienes que constituyan activos de una empresa deberán efectuarse considerando el valor de mercado. Para ello, se deberá evaluar si el activo a valorizar es un bien cuya comercialización es frecuente en el mercado o no. En el caso que sea un bien que es comercializable frecuentemente en el mercado, deberá considerarse el valor otorgado en transacciones similares; de lo contrario el valor será asignado a través de una tasación.
En el presente caso, el vehículo es un bien que puede ser valorizado de acuerdo al precio fijado en transacciones similares, considerando para ello características similares. Ahora bien, de no ser posible determinar el valor considerando esta modalidad, este se determinará de acuerdo al valor de tasación.
Cabe mencionar que el uso de esta última modalidad no es determinante, pues dado que estamos frente a una transacción frecuente en el mercado es probable su valorización considerando los precios de transacciones similares en el mercado.
Al respecto, le sugerimos revisar la RTF Nº 5759-4-2006, en la cual el Tribunal Fiscal considera el mismo criterio.
En el supuesto que el bien no sea vendido, y éste se encuentre totalmente depreciado ya sea por desuso u obsolecencia, se deberá dar de baja el activo en libros, acreditar y sustentar dicha situación con un informe técnico dictaminado por un profesional competente y colegiado. Ello de conformidad con lo regulado en el artículo 43º de la Ley y el numeral 2 del inciso i) del artículo 2º de su reglamento.

Notas de Crédito II

Pregunta:
Un cliente compró un bien por el cual recibió una factura, posteriormente se le hizo entrega de una nota de crédito la cual indica un descuento en dicho comprobante. ¿Cómo se deberá realizar el registro contable por la nota de crédito?.

Solución:
De acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad, señalan que el costo de los bienes disminuirá por el monto de los descuentos, rebajas y bonificaciones obtenidas del proveedor; no reconociéndose ingreso.
El párrafo 11 de la NIC 2, señala: El costo de adquisición de las existencias comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.
Por lo tanto el asiento contable correspondiente al registro de un descuento comercial, sería el que a continuación se señala:
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42 PROVEEDORES XXX
60 COMPRAS XXX
601 Mercaderías
x/x Por el descuento obtenido s/Fact. Nº
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En cambio, si se tratara de un descuento financiero producido por asuntos financieros (formas de pago) y no por asuntos comerciales (bonificación), se reconocerá un gasto a través de una cuenta de resultados, tal como a continuación se muestra:
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42 PROVEEDORES XXX
77 INGRESOSFINANCIEROS XXX
775 Dscto obtenidopor pronto pago
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