Gastos sin Comprobantes de Pago

Pregunta:
Nuestra empresa realiza gastos y muchos de ellos no tienen sustentos; ¿podemos registrar esos gastos?, y de ser contabilizados ¿deberíamos utilizar una cuenta específica para dichos gastos?

Respuesta:
En principio, la información contable sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, en ese sentido es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal.

En función a ello, para efectos contables los gastos sin sustento se contabilizarían de acuerdo a la naturaleza de la operación utilizando las cuentas respectivas del Plan Contable Resolución CONASEV Nº 006-84-EFC/94.10 (03.03.84) por ejemplo: se desembolsó una cantidad "x" por la prestación de un servicio (Fabricación de un mueble) pero no entregan comprobante, entonces, independientemente a la parte formal (documento) se tendría que registrar la operación cargando a la cuenta 63 Servicios prestados a terceros con abono a la cuenta 42 Proveedores o 46 cuentas por pagar diversas, no existiendo una cuenta específica para los gastos sin sustento.

Servicios Educativos

Pregunta:
Señores contadores por favor quisiera saber en qué oportunidad debo emitir el comprobante de pago (boletas de venta) por la prestación de servicios educativos, cuyo depósito fue hecho a través del banco.

Respuesta:
Según el numeral 5 del artículo 5º del Reglamento de Comprobantes de Pago (RCP), la oportunidad para efectuar la entrega de comprobantes de pago en el caso de operaciones de servicios, surgirá en tres supuestos: a la culminación del servicio, a la percepción de la retribución parcial o total, por el monto que se perciba o en los plazos pactados por las partes, el que ocurra primero.

Considerando lo anteriormente expuesto, y partiendo del supuesto que el servicio de enseñanza brindado por vuestra empresa es prestado mensualmente y los usuarios proceden al pago de la retribución por el mismo a través de depósitos bancarios una vez culminada la prestación, la obligación de emitir el comprobante de pago (boletas de venta) surgirá en dicho momento (culminación del servicio), independientemente que el pago se realice con posterioridad.

Adelanto Recibido por la Venta de un Bien

Pregunta:
Hemos girado una factura por concepto de adelanto recibido por la venta de un bien, deseamos saber si es procedente la emisión de una Nota de Crédito para anular dicha factura.

Respuesta:
Según el artículo 10º del Reglamento de Comprobantes de Pago (RCP), procede emitir la nota de crédito cuando, entre otros supuestos, se efectúe la anulación de una operación realizada con anterioridad; bajo esta premisa, el referido documento modificará el comprobante emitido con anterioridad.

La Nota de Crédito que sustenta la anulación deberá deducir del impuesto bruto correspondiente al mes en que se produjo tal hecho de manera proporcional al importe de la venta o servicio restituido. La anulación de las ventas o de los servicios está condicionada a la correspondiente devolución de los bienes y de la restitución efectuada, según corresponda. Ello en atención a lo regulado en el inciso b) del artículo 26º del TUO de la Ley del IGV y en concordancia con lo prescrito en el numeral 3 del artículo 7º de su Reglamento.

En el presente caso, partiendo de la premisa que la operación celebrada no llegará a concretarse (pues no se ha efectuado la entrega física del bien), el vendedor o proveedor deberá proceder a restituir al adquirente o usuario el importe entregado por adelantado y emitir al mismo la respectiva nota de crédito anulando la operación y por ende la factura emitida con anterioridad. Dado que se ha facturado únicamente el adelanto, la nota de crédito deberá efectuarse por el importe otorgado en adelanto.

Declarar Cifras o Datos Falsos

Pregunta:
Hemos presentado una solicitud de devolución de retenciones no aplicadas del IGV por un monto de S/. 30, 200 .00 nuevos soles, lo cual nos fue devuelto, pero nos dimos cuenta que no descontamos la devolución solicitada al momento de declarar en el IGV Renta Mensual. ¿Qué implicancias tributarias se generarán?

Respuesta:
En el artículo 6° de la Ley N° 28053 (08.08.2003) se establece que disposiciones cuando se presenta una solicitud de devolución de retenciones y/o percepciones no aplicadas del IGV, el contribuyente no podrá arrastrar el monto cuya devolución solicita contra el impuesto correspondiente a los meses siguientes.

En tal sentido vuestra empresa incurrió en la infracción prevista en el numeral 1 del artículo 178° del Código Tributario por declarar cifras o datos falsos u omitir circunstancias en las declaraciones, que influyan en la determinación de la obligación tributaria; y/o que generen aumentos indebidos de saldos o créditos a su favor, siendo aplicable una sanción de multa correspondiente al 50% del monto de retenciones aumentado indebidamente.

De otro lado, lo dispuesto en la cuarta nota sin número de la Tabla I –aplicable a los sujetos ubicados en el Régimen General- las multas no podrán ser en ningún caso menores al 5% de la UIT, cuando se determinen en función al monto aumentado indebidamente.

Esta sanción se encuentra sujeta a una rebaja del 90% de acuerdo al régimen de incentivos regulado en el artículo 179° del mencionado dispositivo, en la medida que efectúe el pago de la multa en forma voluntaria con la rebaja antes citada, cabe mencionar que la Administración Tributaria se ha pronunciado al respecto a través del Informe N° 300-2005-SUNAT/2B0000 (09.012.2005).

Letras por Cobrar

Pregunta:
Hemos entregado al banco nuestras Letras por cobrar, cuál es el tratamiento contable de las letras por cobrar, tanto de las letras en descuento como la de cobranza libre con sus respectivos intereses.

Respuesta:
Tomando como referencia a la NIC 39: Instrumentos Financieros; Reconocimiento y Medición y atendiendo al hecho que no se desprende del control de los instrumentos financieros, la empresa no puede dar de baja los mismos; y por el contrario, debe reconocer este tipo de operación como un préstamo que tiene como garantía el importe nominal de los instrumentos.

Entendemos que esta situación se produce debido a la necesidad de la empresa de acelerar la recepción de los fondos, por lo cual se entrega a la entidad financiera sus derechos, pero sin perder el control de los mismos. Por dicha razón en caso de incumplimiento del deudor el banco puede ir contra la empresa.

Contablemente se registrará de la siguiente manera:
---------------------X--------------------- S/. S/.

10 Caja y Bancos xxxxx

104Cuentas Corrientes

104.1 Bco.xxx

38 Cargas Diferidas xxxxx

389 Otras cargas diferidas

46 Cuentas por Pagar Diversas

469 Otras cuentas por pagar diversas xxxxx

x/ Por el importe recibido del banco a cargo de las letras enviadas al descuento.